Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN Là Gì? Quy Định Về Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN Năm 2024

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân ghi nhận việc đã thực hiện nghĩa vụ thuế với cơ quan nhà nước. Quy định liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế TNCN như thế nào? Cùng Hữu Trí tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

1.1. Khái niệm chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Căn cứ theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN thể hiện các nội dung sau:

Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế).
Quốc tịch (trường hợp người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam).
Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận.
Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập (trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký là chữ ký số).

Mẫu chứng từ hứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?

Căn cứ theo trường hợp được quy định trong luật quản lý thuế, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được dùng với mục đích dưới đây:

Chứng minh khoản thuế mà người lao động được khấu trừ theo quy định
Căn cứ để NLĐ biết mình có phải đóng thuế TNCN hay không và mức khấu trừ
Thể hiện tính minh bạch, rõ ràng về các khoản tiền mà người lao động được khấu trừ
Là một trong những giấy tờ nằm trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp người lao động trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan Thuế (ghi nhận tại Phụ lục I ban hành kèm theo tại nghị định 126/2020/NĐ-CP).

Trong trường hợp đơn vị chỉ trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động do đơn vị đã chấm dứt hoạt động thì Cơ quan Thuế căn cứ dựa trên cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét và xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho NLĐ mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

“Tổ chức, cá nhân chi trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ thuế.”

Như vậy, việc cấp chứng từ khấu trừ khấu trừ thuế TNCN là yêu cầu bắt buộc đối với đơn vị, cá nhân chi trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải nộp vào thu nhập của cá nhân trước khi trả thu nhập cho người đó nếu chính cá nhân bị khấu trừ thuế có yêu cầu.

Và đồng thời, tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định:

“Tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế TNCN, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.”

Theo đó, tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN, đơn vị khấu trừ thuế phải lập chứng từ và giao cho người lao động bị khấu trừ hoặc khi người lao động có yêu cầu.

Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo điểm b khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về các trường hợp được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN dưới đây:

Người lao động không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động có thời hạn dưới 03 tháng: NLĐ có quyền yêu cầu đơn vị chi trả thu nhập cấu chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế
Người lao động ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Đơn vị chi trả thu nhập chỉ cấp cho NLĐ chứng từ khấu trừ thuế trong 01 kỳ tính thuế.

Bên cạnh đó, NLĐ được quyền yêu cầu đơn vị chi trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mình nếu NLĐ đã bị khấu trừ thuế từ các thu nhập thuộc các trường hợp phải khấu trừ.

Lưu ý: Riêng trường hợp người lao động ủy quyền quyết toán thuế thì đơn vị chi trả thu nhập không thực hiện cấp chứng trừ khấu trừ thuế TNCN.

Các trường hợp cá nhân bị khấu trừ thuế gồm:

Khấu trừ đối với thu nhập của cá nhân không cư trú
Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công
Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ hoạt động đại lý bảo hiểm, xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản
Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ đầu tư vốn
Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán
Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú
Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ trúng thưởng
Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ bản quyền và nhượng quyền thương mại
Khấu trừ thuế đối với các trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập)

Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123

Bắt buộc chuyển sang chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2022, các đơn vị bắt buộc phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đồng thời ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN đặt in, tự in còn tồn trước đó.

Quy định về nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123, những nội dung cần có trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm:

(1) Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự;

(2) Tên, địa chỉ và MST của người nộp;

(3) Tên, địa chỉ và MST của người nộp thuế (nếu có);

(4) Quốc tịch (nếu không thuộc quốc tịch Việt Nam);

(5) Khoản thu nhập, thời điểm chi trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số tiền thuế đã khấu trừ, số thu nhập còn nhận;

(6) Ngày/tháng/năm lập chứng từ;

(7) Họ tên và chữ ký của người chi trả thu nhập

Trong trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì phải thực hiện ký số trên chứng từ.

Thủ tục đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Các tổ chức, đơn vị khấu trừ thuế tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử và không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử tới Cơ quan Thuế.

Đồng thời, các đơn vị chi trả thu nhập không thực hiện thủ tục gửi hồ sơ chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên cổng thông tin HCM Tax theo hướng dẫn tại mục 2 Công văn 7563/CTTPHCM-TTHT và Công văn số 7564/CTTPHCM-TTHT về chứng từ khấu trừ thuế điện tử.

Bài viết trên là tổng hợp quy định mới nhất về Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78. Đối với mọi thắc mắc hay yêu cầu hỗ trợ liên hệ ngay Đại lý Thuế Hữu Trí để được hỗ trợ nhanh nhất có thể. Chúng tôi cam kết sẽ đem đến sự hài lòng cho bạn.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DỊCH VỤ HỮU TRÍ

Email: info@huutritax.vn

Địa chỉ: 201/56 Nguyễn Xí, P. 26, Q. Bình Thạnh, TP. HCM

Hotline: 0983-999-936

Website: http://huutritax.vn (Liên hệ ngay)